Документи давно стали цифровими. А чи став безпечним доступ до них?
Ще десять років тому важливі договори, акти та фінансові документи зберігалися у сейфах та архівах.
Сьогодні майже весь документообіг існує в електронному вигляді. Компанії використовують електронний підпис, хмарні сервіси, системи обміну документами та корпоративні портали.
Документообіг став швидшим. Але разом із швидкістю з’явилися нові ризики.
Більшість організацій вкладають кошти у сервери, резервне копіювання, антивірусний захист та мережеву безпеку. При цьому часто залишається без відповіді просте питання:
Хто насправді контролює ключі доступу до ваших документів?
Якщо ключі електронного підпису зберігаються у файлових контейнерах, якщо доступ до корпоративних систем захищений лише паролями, а підтвердження входу виконується через SMS-коди — ризик нікуди не зникає.
Він просто стає менш помітним.
Чому електронний документообіг стає мішенню для атак
Кіберзлочинцям часто не потрібен доступ до серверної кімнати або дата-центру.
Набагато простіше отримати контроль над одним обліковим записом.
Одним ключем електронного підпису.
Одним співробітником.
Саме тому більшість сучасних атак починаються не з технічного злому системи, а з компрометації користувача.
Фішингові листи, підроблені сайти, викрадені паролі, перехоплені SMS-повідомлення — усе це спрямоване на отримання доступу до цифрової ідентичності людини.
Після цього зловмисник може:
- підписувати документи від імені співробітника;
- отримувати доступ до корпоративних систем;
- переглядати або змінювати документи;
- використовувати викрадений обліковий запис для подальшого розвитку атаки.
У багатьох випадках проблема полягає не у помилці працівника.
Проблема полягає в архітектурі системи, яка дозволяє одній помилці призвести до серйозного інциденту.
Паролі та файлові ключі — управлінський борг
Паролі залишаються найпоширенішим способом автентифікації.
Те саме можна сказати і про ключі КЕП, що зберігаються у вигляді файлів на комп’ютерах користувачів.
Такі рішення здаються дешевими та зручними. Але з часом накопичують ризики.
Співробітники змінюються. Комп’ютери оновлюються. Файли копіюються між пристроями. Паролі записуються у блокноти або зберігаються в браузерах.
Кожне таке спрощення збільшує поверхню атаки.
Для малого бізнесу ці ризики можуть бути непомітними роками.
Для компанії, яка працює з фінансовими документами, персональними даними або критично важливими процесами, наслідки можуть виявитися значно серйознішими.
Сучасний підхід: захист не людини, а архітектури
Традиційний підхід до кібербезпеки часто будується навколо навчання користувачів.
- Провести тренінг.
- Розіслати інструкцію.
- Нагадати про складні паролі.
Усе це важливо. Проте існує інший підхід.
Не перекладати відповідальність на людину, а побудувати систему таким чином, щоб випадкова помилка не призводила до критичних наслідків.
Саме цим принципом керуються сучасні стандарти автентифікації, включно з технологією FIDO2.
Що таке FIDO2 та чому про нього говорять банки і регулятори
FIDO2 — це відкритий міжнародний стандарт посиленої автентифікації.
Його підтримують Microsoft, Google, Apple, Amazon, PayPal, Visa, Mastercard та сотні інших організацій.
Основна ідея FIDO2 полягає у заміні паролів криптографічними ключами.
На відміну від звичайних паролів:
- приватний ключ не передається мережею;
- ключ неможливо перехопити через фішинговий сайт;
- ключ не зберігається на сервері;
- ключ не можна скопіювати з сертифікованого апаратного автентифікатора.
Саме тому технологія FIDO2 сьогодні розглядається як один із найефективніших способів захисту корпоративних систем та електронного документообігу.
Захист електронного підпису нового покоління
Багато компаній уже використовують КЕП.
Проте сам факт використання електронного підпису не гарантує належного рівня захисту.
Критичне значення має спосіб зберігання ключів. Якщо приватний ключ існує у вигляді файлу, його можна скопіювати. Якщо ключ зберігається всередині захищеного апаратного пристрою, ситуація кардинально змінюється.
Сучасні смарт-картки та апаратні автентифікатори дозволяють:
- унеможливити копіювання ключів;
- забезпечити багатофакторну автентифікацію;
- підтверджувати особу користувача за допомогою PIN-коду або біометрії;
- виконувати вимоги регуляторів щодо посиленої автентифікації.
Які задачі вирішує Smart Lab
Ми допомагаємо компаніям побудувати сучасну систему захисту електронного документообігу на базі відкритих стандартів та апаратної автентифікації.
Наші рішення можуть включати:
- аудит поточної системи доступу;
- аналіз ризиків використання КЕП та паролів;
- впровадження FIDO2-автентифікації;
- захист корпоративних порталів і внутрішніх сервісів;
- інтеграцію з Microsoft Entra ID;
- використання смарт-карток та апаратних токенів;
- побудову власної інфраструктури автентифікації;
- консультації щодо вимог PSD2, NIS2 та DORA.
З чого почати
У більшості випадків не потрібно відразу змінювати всю інфраструктуру компанії.
Найкращий результат дає поступовий підхід.
Спочатку захищаються облікові записи керівників та адміністраторів. Потім — співробітники, які працюють з критично важливими документами.
Після цього новий підхід масштабується на всю організацію.
Такий сценарій дозволяє швидко отримати результат і водночас мінімізувати витрати на впровадження.
Контролюйте не документи. Контролюйте ключі.
У кібербезпеці існує принцип, сформульований понад сто років тому:
Таємними мають бути лише ключі.
Саме тому захист електронного документообігу починається не з документів.
Він починається з контролю над цифровою ідентичністю користувачів.
Якщо ви плануєте модернізувати систему електронного документообігу, підвищити рівень захисту КЕП або впровадити фішингостійку автентифікацію, команда Smart Lab допоможе оцінити поточні ризики та підібрати рішення відповідно до ваших бізнес-процесів.
Ваш електронний документообіг справді захищений?
Замовте консультацію Smart Lab та отримайте оцінку поточних ризиків, пов’язаних із використанням КЕП, паролів і систем автентифікації.
Поширені питання про захист електронного документообігу
Чи достатньо КЕП для захисту електронного документообігу?
КЕП підтверджує авторство підписаного документа, але сам по собі не вирішує всі питання безпеки. Важливо, де зберігається ключ, хто має до нього доступ і як користувач підтверджує свою особу перед підписанням або входом у систему.
Чим апаратний токен або смарт-картка кращі за файловий ключ?
Файловий ключ можна скопіювати, переслати або випадково залишити на незахищеному комп’ютері. В апаратному токені або смарт-картці приватний ключ зберігається всередині захищеного пристрою і не покидає його під час роботи.
Чи можна використовувати FIDO2 разом із КЕП?
Так. FIDO2 може використовуватися для безпечного входу до корпоративних систем, порталів електронного документообігу та хмарних сервісів, а КЕП — для юридично значущого підписання документів. Разом ці технології посилюють захист цифрової ідентичності користувача.
Кому насамперед потрібен захист електронного документообігу?
Таке рішення особливо актуальне для компаній, які працюють з договорами, фінансовими документами, персональними даними, кадровою документацією або критично важливими бізнес-процесами.
З чого почати впровадження?
Зазвичай варто почати з аудиту: перевірити, як зберігаються ключі КЕП, як організовано доступ до систем документообігу, чи використовується багатофакторна автентифікація та які облікові записи мають підвищені права доступу.