Електронний підпис давно перестав бути інструментом лише для бухгалтерів чи державних службовців. Сьогодні його використовують підприємці, керівники компаній, менеджери з продажу, кадрові спеціалісти та навіть працівники, які регулярно працюють з договорами або внутрішніми документами.

З кожним роком кількість процесів, які переходять у цифровий формат, збільшується. Подання звітності, підписання договорів, обмін документами між компаніями, робота з державними сервісами — усі ці завдання дедалі частіше виконуються без паперових носіїв.

Саме тому багато користувачів шукають відповідь на питання: як створити електронний підпис та що потрібно для його отримання у 2026 році?

У цій статті розглянемо весь процес: від підготовки документів до безпечного використання КЕП у повсякденній роботі.

Чому багато хто шукає саме «створення електронного підпису»

Якщо подивитися на пошукові запити, люди рідко пишуть «отримати КЕП» або «оформити кваліфікований електронний підпис». Значно частіше зустрічаються запити на кшталт «створити електронний підпис», «зробити електронний підпис онлайн» або навіть просто «електронний підпис для роботи».

Причина проста. Для більшості користувачів КЕП — це не юридичний чи криптографічний інструмент. Людині потрібно подати звітність, підписати договір, зайти в електронний кабінет або працювати з системою електронного документообігу. Саме тому в повсякденному житті слова «створити електронний підпис» та «отримати КЕП» фактично означають одне й те саме.

На практиці користувачі зазвичай замислюються про електронний підпис лише тоді, коли він вже потрібен терміново. Наприклад, бухгалтеру необхідно подати звіт до кінця дня або підприємцю потрібно підписати договір із новим контрагентом. У таких ситуаціях бажано заздалегідь знати, які документи можуть знадобитися та як відбувається сама процедура отримання КЕП.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис — це цифровий аналог власноручного підпису, який дозволяє підтвердити особу підписанта та гарантувати цілісність документа.

Для юридично значущого документообігу в Україні використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП). Саме він визнається державними органами, банками, судами та більшістю сучасних систем електронного документообігу.

Якщо спростити складну технічну термінологію, КЕП дозволяє підтвердити, хто саме підписав документ, і гарантує, що після підписання його зміст не був змінений.

Сучасний електронний підпис складається з особистого ключа, сертифіката відкритого ключа та механізмів перевірки справжності підпису.

Хто може створити електронний підпис

Отримати КЕП можуть:

• фізичні особи;
• фізичні особи-підприємці;
• керівники підприємств;
• уповноважені працівники організацій;
• державні службовці;
• представники юридичних осіб.

Сьогодні електронний підпис потрібен не лише бухгалтерії. У багатьох компаніях власні КЕП мають керівники відділів, кадрові працівники, юристи та інші співробітники, які працюють з електронними документами.

Що потрібно для створення електронного підпису

Перед оформленням КЕП необхідно підготувати:

• паспорт або ID-картку;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• реєстраційні документи підприємства (для юридичних осіб);
• документи, що підтверджують повноваження підписанта;
• носій для зберігання ключа (за потреби).

Залежно від конкретної ситуації перелік документів може відрізнятися. Для ФОП процедура зазвичай простіша, ніж для великої організації з кількома підписантами.

Покрокова процедура створення електронного підпису

Крок 1. Вибір надавача електронних довірчих послуг

Першим етапом є вибір надавача електронних довірчих послуг.

Саме він проводить ідентифікацію користувача, випускає сертифікат та забезпечує можливість подальшого використання КЕП.

Під час вибору варто звернути увагу на:

• можливість дистанційної реєстрації;
• підтримку токенів;
• сумісність із популярними системами документообігу;
• якість технічної підтримки;
• процедури відновлення та перевипуску сертифікатів.

Чи можна створити електронний підпис повністю онлайн

Ще кілька років тому для отримання КЕП часто доводилося особисто відвідувати центр реєстрації та подавати документи в паперовому вигляді. Сьогодні ситуація значно змінилася.

Багато надавачів електронних довірчих послуг підтримують дистанційну ідентифікацію. У деяких випадках підтвердити особу можна через BankID, Дія.Підпис або інші державні сервіси.

Проте універсальної відповіді тут немає. Порядок реєстрації залежить від категорії користувача, обраного надавача послуг та типу електронного підпису.

Для юридичних осіб процес зазвичай займає трохи більше часу, оскільки додатково перевіряються документи підприємства та повноваження підписанта.

Крок 2. Підготовка документів

На цьому етапі заповнюється реєстраційна форма або картка користувача та подаються необхідні документи.

Для бізнесу можуть додатково знадобитися:

• витяг з ЄДР;
• наказ про призначення керівника;
• довіреність на уповноважену особу.

Варто уважно перевіряти правильність даних. Навіть невелика помилка в реквізитах може призвести до затримки або необхідності повторного оформлення сертифіката.

Крок 3. Підтвердження особи

Надавач перевіряє особу заявника.

Залежно від процедури це може відбуватися:

• особисто;
• через BankID;
• за допомогою Дія.Підпис;
• через інші механізми дистанційної ідентифікації.

Крок 4. Генерація ключів

Після успішної перевірки створюється пара криптографічних ключів.

Особистий ключ має залишатися під повним контролем власника та не передаватися іншим особам.

Саме на цьому етапі багато компаній вирішують, де зберігатиметься ключ: у файлі, на токені або в корпоративній системі управління електронними підписами.

Крок 5. Отримання сертифіката

Після генерації ключів користувач отримує сертифікат відкритого ключа.

З цього моменту електронний підпис готовий до використання у державних сервісах, системах електронного документообігу та інших цифрових платформах.

Що відбувається після отримання КЕП

Досить часто користувачі вважають, що після генерації ключів процедура завершена. Насправді саме з цього моменту починається щоденне використання електронного підпису.

КЕП може застосовуватися для роботи з податковими сервісами, системами електронного документообігу, банківськими платформами, державними реєстрами та корпоративними порталами.

У великих організаціях один працівник може використовувати електронний підпис десятки разів протягом робочого дня. Тому питання безпечного зберігання ключів стає не менш важливим, ніж сама процедура їх отримання.

Саме тому багато компаній поступово відмовляються від зберігання ключів на звичайних флешках та переходять до використання захищених токенів або централізованих систем управління електронними підписами.

Де зберігати електронний підпис

Файловий носій

Найпростіший варіант — зберігати ключ у вигляді файлу на комп’ютері або флешці.

Такий підхід досі залишається поширеним серед малого бізнесу, хоча він має очевидні ризики. Файл можна випадково видалити, втратити або скопіювати без відома власника.

Захищений токен

Криптографічний токен забезпечує значно вищий рівень захисту.

Особистий ключ не можна просто скопіювати на інший носій, а доступ до нього контролюється додатковими механізмами захисту.

Саме тому токени дедалі частіше використовуються в державних структурах та великих компаніях.

Централізоване управління ключами

Коли в організації десятки або сотні співробітників використовують КЕП, ручний контроль стає складним.

У таких випадках компанії впроваджують централізовані системи управління електронними підписами, які дозволяють контролювати життєвий цикл сертифікатів, доступи користувачів та політики безпеки.

Типові помилки під час створення та використання електронного підпису

На практиці найчастіше зустрічаються такі ситуації:

• зберігання ключів на незахищених носіях;
• передача ключів між співробітниками;
• використання одного підпису кількома особами;
• відсутність контролю за терміном дії сертифікатів;
• зберігання паролів поруч із ключами;
• відсутність політик резервного доступу.

Більшість інцидентів пов’язана не з технічними збоями, а з людським фактором. Саме тому питання навчання персоналу та організації процесів часто є не менш важливим, ніж вибір програмного забезпечення.

Чому питання захисту КЕП стає все важливішим

Кількість електронних документів у бізнесі продовжує зростати. Разом із цим зростає і цінність електронного підпису для зловмисників.

Якщо стороння особа отримує доступ до особистого ключа, вона потенційно може підписувати документи від імені працівника або компанії.

Тому сучасні організації дедалі частіше впроваджують:

• захищені токени;
• багатофакторну автентифікацію;
• аудит використання КЕП;
• централізоване управління ключами;
• політики інформаційної безпеки для співробітників.

Часті запитання

Чи можна створити електронний підпис без відвідування офісу?

У багатьох випадках так. Частина надавачів підтримує дистанційну ідентифікацію через державні сервіси або інші механізми перевірки особи.

Скільки часу займає створення електронного підпису?

Залежно від обраного надавача та типу користувача процедура може займати від кількох хвилин до кількох робочих днів.

Чи може ФОП отримати КЕП?

Так. Фізичні особи-підприємці є однією з найпоширеніших категорій користувачів електронного підпису.

Де краще зберігати особистий ключ?

Для максимальної безпеки рекомендується використовувати захищені токени або спеціалізовані системи управління електронними підписами.

Чи потрібно поновлювати електронний підпис?

Так. Сертифікати мають обмежений термін дії, тому їх необхідно своєчасно перевипускати.

Чим відрізняється КЕП від електронного підпису?

У побуті ці терміни часто використовуються як синоніми. Проте КЕП є окремим видом електронного підпису, який має найвищий рівень юридичної значущості.

Висновок

Створення електронного підпису у 2026 році є значно простішим процесом, ніж ще кілька років тому. Багато процедур можна пройти дистанційно, а сам процес отримання КЕП зазвичай займає мінімум часу.

Втім, отримати електронний підпис — це лише перший крок. Для бізнесу набагато важливіше правильно організувати його використання, захист та контроль доступу. Саме від цього залежить безпека електронного документообігу, внутрішніх процесів компанії та цифрових активів організації.

Читайте також

Отримання КЕП — лише перший крок. Дізнайтеся, як безпечно зберігати ключі електронного підпису та організувати їх використання в компанії.

CybKey Base — система централізованого управління КЕП →